Kwaliteit
Over Rosa
Sinds september 2015 gebruiken wij het incasso en registratie programma ROSA. In de backoffice kunnen ouders inzicht krijgen in de gegevens, facturen, jaaroverzichten en af – en aanmeldingen. Alle ouders hebben inloggegevens gekregen voor deze backoffice. Nieuwe ouders krijgen deze bij de aanmelding van hun kind.
De gegevens van de kinderen en ouders worden ingevoerd in ROSA door een medewerker van BSO Hartentroef. Wanneer er iets niet klopt of mist dan is het mogelijk voor ouders om dit via de backoffice aan te passen. Via het hoofdmenu (zie figuur 1) kunt u in “mijn gegevens” aanpassingen doorvoeren. In het menu “mijn gegevens” (zie figuur 2) kunt u aan de linkerkant van het scherm kiezen bij welke persoon u aanpassingen wilt doorvoeren. Na wijzigingen op de knop bewaren klikken.
De incasso via ROSA is op basis van nacalculatie. Dit houdt in dat de incasso wordt aangemaakt op basis van de afgenomen uren van die maand. De incasso kan daarom pas in het begin van de volgende maand worden aangemaakt. De facturen zijn in te zien in ROSA. Via de mail wordt u op de hoogte gebracht als de factuur klaar staat. We rekenen per keer dat uw kind geweest is minimaal twee basisuren. Ook als uw kind korter dan twee uur bij ons is geweest. Wanneer een kind langer blijft dan wordt dit per half uur gerekend. Wanneer een kind afwezig is en zich tijdig afgemeld heeft, worden deze uren niet geïncasseerd
Afmeldingen
Afmeldingen van kinderen moeten een dag van te voren gemeld worden in ROSA. U ontvangt een bevestigingsmail wanneer een medewerker van de BSO dit heeft goedgekeurd. Wanneer er op de dag zelf zaken zijn, zoals ziekte, dan wordt dit voor 12 uur met de BSO begeleiding gecommuniceerd door te bellen naar de BSO telefoon: 06-39628032 en moet dit worden gemeld in ROSA. Mocht u uw kind niet op tijd afmelden worden de uren in rekening gebracht die van te voren afgesproken zijn. Op tijd is via ROSA een dag van te voren en in geval van ziekte voor 12 uur met telefonisch afmelding bij de BSO begeleiding.
Vakantie
In de vakantie gaan we ervan uit dat de kinderen niet komen. U hoeft uw kind in vakanties dus niet speciaal af te melden als uw kind niet komt. Als uw kind in vakantie wel wil komen kunt u via ROSA de dagen waarop uw kind graag zou willen komen aanvragen. Van tevoren ontvangt u een mail met daarin de datum tot wanneer u uw kind kunt opgeven.
De eerste twee weken van augustus is de BSO dicht en worden er geen kinderen opgevangen.
Extra dagen
Wanneer u wilt dat uw kind een extra dag komt dan kunt u dit melden via ROSA. Op maandag, dinsdag en donderdag zullen deze aanvragen in behandeling worden genomen. Wij verzoeken u tijdig uw aanvraag te plaatsen, zodat wij de mogelijkheden kunnen bekijken. Wanneer de aanvraag akkoord is krijgt u een bevestigingsmail.
Vragen of opmerkingen
Voor vragen of opmerkingen zijn wij te bereiken. Via de mail: administratie@bsohartentroef.nl of via telefoon: 06-39628032 (bereikbaar tijdens BSO dagen/openingstijden)
